TEMA 25: LA ORGARNIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO. VANESA

TEMA 25: LA ORGARNIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO. DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MEDIOS Y MÉTODOS DE TRABAJO. TÉCNICAS DE VALORACIÓN DEL TRABAJO.

1. INTRODUCCIÓN.

2. LA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO.
2.1. LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.
2.2. LA PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO.

3. DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MEDIOS Y MÉTODOS DE TRABAJO.
3.1. LA FUNCIÓN DE LA EMPRESA.
3.2. LAS FINALIDADES DE LA EMPRESA.
3.3. MÉTODOS DE TRABAJO.

4. TÉCNICAS DE VALORACIÓN DEL TRABAJO.
4.1. ORGANIGRAMAS.
4.2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES O PUESTOS DE TRABAJO.
4.3. MANUALES DE ORGANIZACIÓN.

5. CONCLUSIONES.

6. BIBLIOGRAFÍA.

1. INTRODUCCIÓN.

La organización como institución se puede definir como: “la combinación de los medios humanos y materiales disponibles, en función de la consecución de un fin, según un esquema preciso de dependencias e interrelaciones entre los distintos elementos que la constituyen” (Zerilli). De esta definición, y siguiendo a dicho autor, se desprende que una organización ha de contar con los cuatro elementos siguientes:

1. La presencia de un fin u objetivo común.
2. Un conjunto de personas y medios.
3. Un esfuerzo combinado.
4. Un sistema de dependencias y relaciones.

La existencia de la organización depende de la presencia de los cuatro elementos mencionados y de su adecuada integración entre ellos y el medio que los rodea.

La organización, planificación y valoración del trabajo en la empresa actúan como nexo de unión entre el desarrollo de ésta hacia un óptimo funcionamiento y un proceso de cambio deseado. Como ello implica unos riesgos, se deben controlar una serie de variables con el fin de evitar conflictos y, así, poder alcanzar objetivos concretos para una mejor organización; se aplicarán los métodos de trabajo más óptimos a los diferentes sistemas productivos.


2. LA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO.

En sentido estricto, la organización y planificación del trabajo se puede definir como el modo en que se organizan los procesos productivos en un lugar de trabajo determinado. Sin embargo, esta definición sólo contempla los procesos productivos, por lo que se hace necesaria su ampliación e incluir en ella las relaciones sociales y funcionales que se producen en el puesto de trabajo, esto es, las relaciones con compañeros y superiores.

2.1. LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

En toda organización es necesaria la participación de personas para el logro de fines marcados. Por tanto, es fundamental repartir la tarea total a realizar en diversas agrupaciones humanas y coordinar los esfuerzos tanto grupales como individuales para el logro de los fines de la organización. Podemos definir organización como una de las funciones directivas básicas que se ocupa de definir la estructura organizativa o departamental, de la asignación de la autoridad necesaria para realizar cada cometido y de establecer una adecuada estructura de relaciones interdepartamentales, buscando siempre la coordinación más eficaz para el logro de las metas comunes.

De la definición anterior se obtiene:

· División del trabajo o departamentalización: Implica la asignación de responsabilidades a los diversos órganos a través de:
o División horizontal del trabajo.
o División vertical del trabajo.
· Determinación de los esquemas de relaciones entre los distintos órganos, a través de la definición de la naturaleza de las actividades de cada órgano, y de las relaciones de autoridad entre órganos.
· Coordinación de todas las actividades y órganos.
· Diseño de la estructura organizativa a través de la Junta General de Accionistas, Consejo de Administración, Gerencia, Direcciones Sectoriales y niveles secundarios.

· Elaboración de los instrumentos formales de la estructura y organización mediante manuales de organización, organigramas, descripción de puestos de trabajo, etc.

1 Departamentalización HORIZONTAL: Es la actividad organizativa que se ocupa de determinar la identificación de las principales actividades empresariales y de su agrupación en unidades orgánicas independientes, respetando siempre la necesaria coordinación de todas ellas para el logro de los objetivos comunes (Departamentalización). La departamentalización horizontal se ocupa de determinar cuáles serán las grandes unidades organizativas que, inmediatamente subordinadas a la dirección general, van a ocuparse de la principales funciones. Tradicionalmente, se diferencia:

Estructura por funciones: Cada unidad organizativa es responsable de una función o grupo de personas. Cada unidad extiende su competencia, dentro de su función, a toda la empresa.
Estructura divisional: Cada unidad principal es competente respecto a una parte del mercado potencial de la empresa. La unidad dispone de una parte de todas las funciones necesarias para alcanzar su fin. Las modalidades principales son estructuras divisionales por productos o servicios, por zonas geográficas, por clientes, por procesos de fabricación, instalaciones o equipos y por tiempos.

2. Departamentalización VERTICAL: Se define como aquella parte de la teoría de la organización que se ocupa de determinar los diversos niveles de estructura y la capacidad de los mismos para adoptar decisiones.Dentro de ella, vamos a analizar:

Autoridad: Henry Fayal la define como el “derecho de dar órdenes y la facultad de exigir obediencia”, entre otros autores. Con respecto a las clases de autoridad, tenemos la autoridad formal, es decir, la que se confiere por la ley y la autoridad delegada la cual requiere un mecanismo de delegación por el que se comunica en cadena la autoridad formal a otras personas.

Entre las capacidades que debe reunir una autoridad para ser eficaz destacan: la profesionalidad, el mando, la toma de decisiones y la capacidad de sancionar y premiar. Otro aspecto importante es:

Delegación de autoridad. Proceso en el que una persona o grupos de personas encomiendan a otra u otras, generalmente subordinadas, una parte de su propia tarea y la autoridad necesaria para actuar o decidir en relación con ella, asumiendo la responsabilidad por su actuación, sin que suponga el abandono de la responsabilidad por el delegante. El arte de delegar consiste en el ajuste de condiciones por ambas partes, de tal modo que:

El delegante: Requiere tener espíritu amplio, saber esperar, dejar equivocarse al principiante, no ir al detalle y no ser desconfiado. En cambio, el delegado debe tener en cuenta: comprender al delegante, reconocer sus limitaciones, ser consecuente en sus criterios y mantener su esfera de competencias.

Por último, para finalizar el estudio de la departamentalización vertical, detallaré:

Ámbito de control: Ya hemos visto que mediante el mecanismo de delegación la autoridad va pasando de un responsable a otro, creciéndose con ello una cadena de mando, representada por diverso escalones jerárquicos. Por tanto, el ámbito de control o “ámbito de responsabilidad” se refiere al número de personas que puede controlar un mando. Para mejorarlo, hay que tener en cuenta: el tiempo, la capacidad del propio mando y la capacidad de los subordinados.

2.2. LA PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO.

Hay dos tendencias básicas sobre el concepto de planificación. Una la sintética, se ocupa predominantemente de describir sus características principales, la esencia de su naturaleza. Otra, la analítica, trata de definir las diversas fases del proceso a planificar. El hecho de que la planificación sea un proceso supone que la acción de planificar consiste en la realización de una serie de fases o tareas.

3. DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MEDIOS Y MÉTODOS DE TRABAJO.

Para ello se utilizan determinadas técnicas que permiten analizar los factores físicos que influyen en el trabajo y se toman medidas tendentes a su mejora o simplificación, con el objetivo último de aumentar la productividad. Dichas técnicas se incluyen en las dos áreas que conforman el estudio del trabajo: el estudio de métodos y la mediación del trabajo.

3.1. FUNCIÓN DE LA EMPRESA

La función de cualquiera de las instituciones sociales viene determinada por la sociedad ya que la función de una institución afecta a su esencia o naturaleza con lo cual es permanente e inalterable.

3.2. LAS FINALIDADES DE LA EMPRESA

La finalidad objetiva de la empresa es la que ella tiene como tal entre jurídico y social, independientemente de los fines particulares de los hombres que la integran. Es el motivo por el que la empresa, como ser social independientemente, actúa en cumplimiento de su función.

Las finalidades subjetivas hacen referencia a los motivos particulares que persiguen los distintos poderes que están presentes en la empresa, (como ser social independiente) y que lucharán para imponerse.

Existen básicamente tres teorías sobre los fines objetivos de la empresa:

Monista: Para la que en la empresa sólo existe un único fin: la rentabilidad o beneficio sobre el capital invertido.
Pluralista: Para la que la empresa tiene otros fines, además del beneficio.
Mixta: Considera que la empresa tiene un solo fin (obtener beneficio), si bien con importantes limitaciones morales o sociales.

Una vez realizada una somera referencia a la función y fines de la empresa, debemos abordar mediante que instrumentos se elaboran los fines de la empresa:

v Filosofías: son las normas o reglas de conducta que cada empresa adopta y a las que debe acomodar su acción en el desarrollo de sus políticas y objetivos.
v Políticas: son los fines cualitativos concretos que la empresa se propone alcanzar, dentro del marco estableciendo por las filosofías, y de los que deberán deducirse los objetivos.
v Objetivos: Son los fines cuantitativos concretos, deducidos de las políticas, que la empresa se propone alcanzar.

3.3. MÉTODOS DE TRABAJO.

El proceso de planificación implica la realización del siguiente esquema de fases y subfases:

1. Determinación de fines: El objetivo es fijar, tanto cuantitativamente como cualitativamente. Por tanto, habrá que determinar la función, la finalidad, la filosofía y las políticas de la empresa.
2. Elaborar previsiones: A través de la determinación de hechos pasados, la elaboración de tendencias y su proyección, prospectiva y previsiones.
3. Estrategia: Su objeto es elegir un curso de acción que cubra la diferencia entre los fines que la empresa persigue y las previsiones.
4. Programar un curso de acción futura: Elaboración de un plan concreto en el tiempo para desarrollar la estrategia.

A continuación pasamos al último epígrafe del tema que nos habla del:

4. TÉCNICAS DE VALORACIÓN DEL TRABAJO.

La valoración del trabajo o valoración de puestos de trabajo se define como “la operación completa de determinar el valor de un puesto de trabajo individual, en una organización, en relación con otros puestos de la misma organización. Empieza con el análisis del puesto, a fin de obtener una descripción de sus características, e incluye la clasificación de esas características por algún sistema que permita determinar el valor relativo de los puestos o grupos de puestos de trabajo. Incluye también la tasación de esos valores mediante el establecimiento de salarios máximos y mínimos para cada grupo de puestos de trabajo, basada con la comprobación final del sistema de salarios restante” (Chesler. Leukart y Otis 1985). Por tanto, existen una serie de herramientas para describir o representar la estructura organizativa de una empresa, tales como:

4.1 ORGANIGRAMAS

Podemos definirlos como una representación gráfica de determinados aspectos de la estructura de una empresa, como pueden ser: principales unidades (departamentos) y canales de comunicación, relaciones, staff de las unidades, niveles y curso de autoridad y responsabilidad, niveles jerárquicos, título de cada actividad o número de personas que integran los departamentos, etc.

Hay muchas formas de representar los organigramas, pero los más normales son:
- Vertical: Representan la estructura, colocando al ejecutivo máximo en la parte superior del organigrama y a los inferiores en la parte más baja.
- Horizontal: Representan el organigrama de izquierda a derecha, quedando el puesto de mayor jerarquía al lado izquierdo y los demás esparcidos hacia la derecha en orden de importancia.
- Circular: Se representa por círculos concéntricos, ocupando el ejecutivo de más rango el círculo central más pequeño, y así sucesivamente, hasta el círculo más grando.

Entre las ventajas que se obtienen con la confección de los organigramas son, entre otras: su elaboración obliga a la reflexión, contienen información básica y facilidad visual. Por el contrario, entre los incovenientes podemos mencionar que no reflejan las relaciones humanas en profundidad, y plantean problemas de status.

Otra técnica de valoración puede ser:

4.2 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES O PUESTOS DE TRABAJO.

Entendemos por tal una enumeración de los objetivos, responsabilidades y tareas de un servicio o puesto de trabajo. Contienen: la definición de la unidad o título del puesto, su titular, localización, persona o unidad de la que depende, unidades subordinadas, misión del puesto, enumeración de las funciones principales, autoridad y límite, relación con otras unidades, etc.

Los procedimientos más utilizados son: cuestionario, entrevista, cuestionario-entrevista, observación directa, diario de actividades y reunión e grupo de expertos.

Por último, otra técnica de valoración:

4.3 MANUALES DE ORGANIZACIÓN.

Son instrumentos en los que se compendian los aspectos básicos de la estructura organizativa y directiva de la empresa. El contenido puede ser: “credo de la empresa”, políticas y objetivos grupales, principios organizativos y directivos aceptados, organigramas, descripción detallada de las funciones seleccionadas, funciones comunes de las posiciones directivas, normas generales de procedimientos, etc.

Una vez finalizado los contenidos del tema elegido, podemos obtener las siguientes:

5. CONCLUSIONES

Con la organización y la planificación del trabajo se persiguen dos objetivos fundamentales, uno de carácter económico y otro de carácter social. Desde el punto de vista económico, se pretende obtener una mayor productividad mediante la racionalización del trabajo. Es decir, se pretende que cada trabajador elabore, en una unidad de tiempo, el máximo de producción, con la calidad requerida y el mínimo de gastos materiales, sobre la base de disminuir el consumo de energía física y mental. Desde el punto de vista social, contribuye a la creación de condiciones laborales que hagan que el trabajador se sienta satisfecho de su trabajo.

Entre las fuentes consultadas, podemos destacar:

6. BIBLIOGRAFÍA.

- Chesler, D.J., Leukar R.H. y Otis J.L. (1985)
Valoración de puestos de trabajo (Manual de ingeniería y organización industrial Ed Reverté. Barcelona.

- Zerilli A. (1990) Fundamentos de organización y dirección general. Ed. Deusto Bilbao.

- Asociación Española de Planificación. Experiencias españolas de planificación. AESPLAN.